Privacy policy

 

Wij vinden het belangrijk om op een correcte manier om te gaan met jouw gegevens

Wij hebben onze privacy policy bijgewerkt volgens de nieuwe normen van de GDPR, de Europese wet voor de gegevensbescherming. In deze verklaring kan je lezen hoe wij omgaan met jouw gegevens.

Verantwoordelijke voor de verwerking

VIB – Vereniging voor Inkoop en Bedrijfslogistiek vzw

Filip Williotstraat 9

2600 Berchem

vib@bevib.be

verder genaamd 'VIB'

Toepasselijk recht

De verwerkingen van persoonsgegevens (hierna «de gegevens») bedoeld in onderstaande privacy policy zijn onderworpen aan de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ('Algemene Verordening Gegevensbescherming') (hierna gezamenlijk genoemd 'de privacywetgeving').

1. Wanneer houdt VIB jouw gegevens bij in haar CRM databank?

VIB verwerkt jouw persoons- en bedrijfsgegevens als:

  • jouw bedrijf lid wordt, is of was van VIB, en jouw naam heeft opgegeven als één van de rechthebbenden voor dit lidmaatschap;
  • je zelf individueel lid wordt, bent of was van VIB;
  • je inschrijft voor of deelgenomen hebt aan een opleiding, seminar, event of ledenactiviteit, georganiseerd door VIB of door één van de partners van VIB, die worden aangekondigd op de VIB website;
  • jij je registreert om ons Magazine of e-nieuwsbrieven te ontvangen;
  • jouw bedrijf een (potentiële) leverancier, partner of sponsor is of was van VIB, en jij opgegeven wordt als één van de contactpersonen;
  • je bent opgetreden als docent of spreker in een VIB-opleiding, seminar, event of ledenactiviteit;
  • je informatie opvraagt of ons een business card overhandigt voor verdere contacten;
  • je een functie uitoefent als opleidingsverantwoordelijke of HR medewerker binnen bedrijven die lid of klant zijn of waren van VIB;
  • je journalist bent of redacteur bij een krant of vakblad.

Tijdens opleidingen, seminars, events en ledenactiviteiten kunnen foto’s genomen worden. Door in te schrijven en deel te nemen aan deze activiteiten geef je automatisch toestemming voor het gebruik van deze foto’s op onze website, op onze facebook pagina, op onze Linkedin pagina, in het VIB-Magazine en in folders voor volgende events. Als je hier bezwaar tegen hebt, gelieve het ons dan te laten weten.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de informatie die je invult, kunnen wij volgende categorieën van gegevens verwerken:

  • naam, voornaam, geslacht, taal, (geboortedatum);
  • privé adres, telefoon (vast en GSM), e-mail (enkel wanneer je deze gegevens verstrekt en communicatie privé wil ontvangen);
  • bedrijfsgegevens : naam, rechtsvorm, adres, telefoon (vast en/of GSM), e-mail, url, BTW-nr, ondernemingsnummer, facturatiegegevens;
  • medewerkersgegevens: functie, functieniveau, afdeling, doorkiesnummer, GSM werk, email adres werk, gerelateerde personen binnen bedrijf;
  • informatie + historiek mbt lidmaatschap VIB (datum, type aansluiting, deelname aan groepen, …);
  • informatie + historiek mbt inschrijving en/of sponsoring voor;
  • activiteiten/evenementen/opleidingen;
  • datum van registratie van de informatie en bron;
  • opt-out om geen informatie meer te ontvangen.

3. Gebruik van jouw gegevens en rechtsgrond

VIB verzamelt en verwerkt jouw gegevens voor de volgende doelstellingen:

  • om je onze nieuwsbrieven te kunnen sturen om je op de hoogte te houden van onze opleidingen en activiteiten (je kan op elk moment uitschrijven);
  • voor de verwerking en opvolging van  jouw deelname aan onze opleidingen, seminars, events en/of ledenactiviteiten;
  • voor het beheren van jouw account en toegang tot onze website;
  • voor het algemene ledenbeheer en daaruit voortvloeiende activiteiten, meer bepaald om je informatie te sturen over de activiteiten georganiseerd door VIB
  • om je algemene informatie te sturen met betrekking tot het vakgebied en maatschappelijk doel van de vereniging
  • om je te informeren over beschikbare vacatures op onze jobsite
  • voor boekhoudkundige doeleinden
  • voor het voorkomen en bestrijden van fraude en misbruik, beheer van geschillen en juridische procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen.

Op grond van ons gerechtvaardigd belang (rechtsgrond: art. 6f. van de privacywetgeving). Op grond van ons gerechtvaardigd belang, hetzij in het kader van de promotie van onze producten en diensten via direct marketing, hetzij in het kader van onze economische activiteiten (Rechtsgrond: art. 6f van de privacy wetgeving), verzamelen en verwerken wij jouw gegevens voor de volgende doelstellingen:

  • om je te informeren voor marketingdoeleinden over onze producten en diensten, eventueel op basis van jouw marketingprofiel
  • om jouw naam, functie en bedrijf te vermelden in de lijsten van de deelnemers aan onze opleidingen, seminars, events en ledenactiviteiten
  • voor aanvragen tot sponsoring
  • voor aanvragen om als spreker op te treden
  • om jouw gegevens te centraliseren, te combineren en te verrijken met behulp van informatie van externe partners
  • om je te contacteren in het kader van marktonderzoek voor VIB diensten
  • om onze producten en diensten te verbeteren
  • om statistieken en trendanalyses op te maken voor financiële, beheers-, marketing- en rapporteringsdoeleinden; 
  • voor het voorkomen en bestrijden van fraude en misbruik, beheer van geschillen en juridische procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeenIn bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verwerken en/of mee te delen aan de overheid of bij wet aan bepaalde instanties.

Om te voldoen aan de wettelijke  verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (rechtsgrond: artikel 6c. van de privacy wetgeving):

  • om jouw vragen te beantwoorden,  via onze website of elk ander communicatiekanaal
  • om je onze pers releases of andere nuttige informatie over VIB, haar maatschappelijk doel en haar leden te sturen
  • om je te contacteren in het kader van aanvragen gericht aan de bevoegde juridische autoriteiten

4. Hoe lang beweren we jouw gegevens 

Categorie van betrokkenen

Bewaringstermijn

Prospect/bezoeker website

jouw gegevens worden bewaard gedurende drie jaar vanaf de datum van hun registratie.

Lid/sponsor/cursist/deelnemer

jouw  gegevens worden bewaard gedurende zeven jaar na einde van lidmaatschap /deelname/sponsoring.

Newsletter

Als je de nieuwsbrieven niet langer wil ontvangen, laat het ons weten.

 5. Worden jouw gegevens overgedragen aan derden?

Jouw gegevens worden enkel aan derden doorgegeven in de hiernavolgende gevallen:

  • aan onze onderaannemers, in het kader van de diensten die zij voor ons verstrekken (bv. Printen badges, adresseren/verzending magazine of postmailings, IT-provider). Deze verwerken uw gegevens enkel op basis van onze instructies.
  • aan onze opleidings- en samenwerkingspartners en docenten voor de opvolging van cursussen en seminars, en interactie met cursisten
  • aan onze eventuele rechtsopvolgers
  • aan bepaalde autoriteiten in het kader van de naleving van onze wettelijke Wij zullen nooit jouw gegevens doorgeven aan derden voor commerciële doeleinden. Als wij een dergelijke vraag krijgen, dan beoordelen wij of het aanbod interessant en/of relevant is voor jou, en dan versturen wij zelf het bericht met het aanbod. Je kan dan zelf beslissen of je in contact wil treden met de aanbieder.

6. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij stellen alles in het werk om de nodige te technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen die passend en noodzakelijk zijn voor de bescherming van jouw gegevens en het respect van jouw privacy en om verlies, misbruik of wijziging van de door ons verwerkte gegevens te voorkomen.

7. Over welke rechten beschik je? Hoe kun je die uitoefenen?

Jouw recht op toegang en verbetering:

Conform de bepalingen van de privacy wetgeving, heb je recht op toegang tot jouw gegevens opgenomen in ons bestand. Als lid, cursist of deelnemer aan activiteiten ontvang je van VIB een login en paswoord waarmee je op onze website je gegevens kan raadplegen en corrigeren en ook je voorkeuren kan aangeven.

Jouw recht om je toestemming in te trekken:

Indien de verwerking van jouw gegevens gebeurt op basis van jouw toestemming kan je die op elk moment opnieuw intrekken. 

Jouw recht op verzet:

Je kan je steeds verzetten, zonder opgave van reden, tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens (dwz vragen dat we ze niet meer gebruiken) voor direct marketing doeleinden, evenals tegen het gebruik ervan voor het opstellen van marketingprofielen.

Jouw recht om vergeten te worden:

Je hebt het recht te verzoeken dat jouw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen vermeld in de wet.

Jouw recht op beperking van de verwerking:

In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we jouw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is.

Jouw recht op overdraagbaarheid van de gegevens:

Tot slot beschik je over het recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt meegedeeld. In dergelijk geval zullen jouw gegevens overgedragen worden aan de door jou opgegeven bestemmeling

Hoe kan je ons contacteren?

Je dient jouw rechten schriftelijk uit te oefenen. Wij behouden ons het recht voor je te verzoeken om ons een bewijs van identiteit voor te leggen (om te voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen).

Je kan jouw aanvraag richten naar volgend adres: VIB – Filip Williotstraat 9 – 2600 Berchem Of per e-mail: vib@bevib.be.

Als je ons jouw aanvraag per e-mail stuurt, zullen wij deze ook per e-mail beantwoorden.

Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerken wij jouw aanvraag binnen een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de behandeling ervan. Indien jouw aanvraag complex is, kan deze periode eventueel met maximaal twee maanden verlengd worden, maar in dergelijk geval zullen wij jou hierover vooraf informeren.

U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan commission@privacycommission.be.